Il presente Regolamento disciplina l’utilizzo della piattaforma di whistleblowing messa a disposizione da Novity al fine di garantire un canale sicuro per la segnalazione di comportamenti illeciti o irregolarità rilevanti ai sensi del D.lgs. 24/2023.
Viene garantito l’anonimato, la riservatezza e la confidenzialità; chiunque faccia una segnalazione è protetto/a da qualsiasi forma di discriminazione, ritorsione, mobbing, minaccia o altre forme di penalizzazione.
La presente politica viene condivisa internamente con tutte le persone di Novity ed esternamente con i portatori d’interesse.
La presente Politica si applica a tutti i soggetti indicati nel presente articolo, siano essi interni o esterni all’organizzazione. Le disposizioni che presuppongono l’esistenza di un rapporto di lavoro subordinato o di una specifica organizzazione aziendale trovano applicazione nei soli confronti dei soggetti per i quali risultano compatibili.
Sono nulli il licenziamento, il mutamento di mansioni, l’adozione di misure disciplinari nonché qualsiasi altro comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica, che provoca o può provocare un danno ingiusto alla persona interessata.
Le misure di protezione dalle ritorsioni del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica, previste dalla Normativa Whistleblowing, si applicano anche:
Le ritorsioni che si ritenga di avere subito possono essere comunicare all’ANAC.
Possono effettuare segnalazioni (whistleblower):
Le segnalazioni totalmente anonime sono prese in considerazione e gestite attraverso i canali interni della Società, purché contengano elementi di fatto sufficienti e circostanziati per la verifica di quanto oggetto della segnalazione. Nel caso di segnalazione anonima, le tutele previste dalla Normativa si applicheranno al/la segnalante che sia stato successivamente identificato e abbia subito ritorsioni.
Per segnalazione si intendono le informazioni o fondati sospetti su violazioni non ancora commesse o già commesse relative a comportamenti o omissioni riguardo ai quali il/la segnalante sia venuto/a a conoscenza nel contesto lavorativo, anche se riferite a rapporto lavorativo già cessato. Possono essere oggetto di segnalazione, a titolo esemplificativo:
Al fine di garantire gli accertamenti, le segnalazioni devono contenere in modo esplicito gli elementi utili per le verifiche, in particolare:
Si precisa che al fine di garantire la valutazione completa e accurata della segnalazione, le informazioni fornite devono essere:
Al fine di garantire la valutazione accurata, le informazioni fornite devono essere attendibili, consistenti, non generiche e non equivoche.
Non saranno prese in considerazione le segnalazioni che hanno toni ingiuriosi, che contengono offese personali o giudizi morali e che hanno finalità puramente diffamatorie o di calunnia, o che siano palesemente prive di elementi di fatto o basate su voci di corridoio non verificabili. Non saranno altresì prese in considerazione informazioni già di dominio pubblico, o riferite esclusivamente ad orientamenti sessuali, religiosi, politici o all’origine razziale o etnica della persona segnalata se prive di rilevanza rispetto agli illeciti sopra indicati.
In caso di segnalazioni calunniose o diffamatorie in cui sia accertata la responsabilità penale o civile del segnalante per dolo o colpa grave (anche con sentenza di primo grado), le tutele decadono e il/la segnalante potrà essere chiamato/a a risponderne in sede giudiziaria e disciplinare.
Le segnalazioni possono essere effettuate tramite la piattaforma digitale attiva al link:
https://whistlesblow.it/c/sistema-espansione-societa-benefit-srl/1
Il canale garantisce:
Qualora una segnalazione di Whistleblowing sia ricevuta da un soggetto aziendale diverso dal Gestore, tale soggetto ha l’obbligo di trasmetterla al Gestore con immediatezza (e comunque entro 7 giorni), in originale e con la massima riservatezza, dandone contestuale notizia al segnalante
Novity si impegna a garantire la massima riservatezza della segnalante e ad adottare misure tempestive per prevenire qualsiasi forma di ritorsione diretta o indiretta. Chiunque faccia una segnalazione in buona fede è tutelato, anche se la segnalazione si rivelasse infondata.
Il/La segnalante gode di specifiche misure di protezione:
L’identità del/la segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa ricavarsi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate a soggetti diversi dal Gestore senza il consenso espresso e scritto del/la segnalante stesso/a. Qualora la condivisione dell’identità o del contenuto della segnalazione con soggetti terzi (inclusi consulenti esterni, organi aziendali o autorità) si renda strettamente necessaria per lo svolgimento dell’istruttoria o per obblighi di legge, il Gestore ha l’obbligo di inviare al/la segnalante una preventiva informativa scritta, esplicitando le ragioni della condivisione, e di raccoglierne preventivamente il consenso esplicito, nei limiti e secondo le modalità consentite dalla normativa vigente.
Durante tutta la fase di gestione e istruttoria della segnalazione, il Gestore effettua una costante valutazione del rischio di ritorsione. Qualora emerga un rischio concreto per la serenità lavorativa o l’incolumità del/la segnalante, o qualora vengano segnalate ritorsioni anche solo tentate o minacciate, Novity attiverà immediate misure di protezione provvisorie a tutela del/la segnalante (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo: smart working temporaneo totale, distaccamento o trasferimento di reparto, o variazione temporanea dei flussi di reporting aziendale). Tali misure non dovranno in nessun caso comportare una penalizzazione o un danno ingiusto per il/la segnalante.
Le segnalazioni saranno prese in carico da un referente interno appositamente nominato, il Gestore, incaricato in via esclusiva della gestione dei flussi whistleblowing.
Nel caso in cui la segnalazione coinvolga il Gestore stesso o uno o più membri del Leadership Team, il soggetto o i soggetti interessati hanno l’obbligo di astenersi immediatamente dalla gestione, dalla visualizzazione e da qualsiasi conoscenza della segnalazione. In tali circostanze, l’accesso alle informazioni e l’intera istruttoria saranno rigorosamente limitati al solo Gestore non in conflitto (o a un referente sostitutivo esterno appositamente nominato), escludendo totalmente il soggetto o l’organo parzialmente coinvolto, al fine di garantire l’imparzialità e azzerare i rischi di ritorsione.
Entro 7 giorni lavorativi dalla ricezione, il Gestore rilascia al/la segnalante la conferma di ricevimento. Il Gestore mantiene un canale di comunicazione costante con il segnalante per tutta la durata del procedimento: oltre ai riscontri di legge, si impegna a fornire aggiornamenti periodici e tempestivi sullo stato di avanzamento delle verifiche (es. comunicazione di avvio effettivo dell’istruttoria, stato mensile delle attività).
Tutte le segnalazioni sono soggette a una valutazione preliminare da parte del Gestore, al fine di:
Qualora a seguito della valutazione preliminare si ravvisino elementi di infondatezza della segnalazione, ne verrà disposta archiviazione, dandone riscontro al/la segnalante.
Effettuata la verifica preliminare, il Gestore archivia la segnalazione se ritiene che sia:
a) relativa ad una semplice lamentela di carattere personale;
b) palesemente infondata;
c) eccessivamente generica: in questa ipotesi, prima di procedere all’eventuale archiviazione, il Gestore, contatterà il/la segnalante (tramite il canale apposito) al fine di raccogliere altri elementi
utili, oppure procederà a verificare i fatti ivi descritti in via autonoma e / o coinvolgendo soggetti esterni. In tal caso, si procederà all’archiviazione solo nel caso in cui non ci siano elementi ulteriori o se quelli forniti successivamente siano comunque insufficienti. In tutti i casi sopra descritti, il/la segnalante viene informato/a dal Gestore per iscritto, dell’archiviazione della segnalazione e dei motivi per cui è stata archiviata. Nel caso in cui, invece, il Gestore riceva / raccolga ulteriori elementi a supporto della segnalazione oppure nel caso in cui i fatti descritti nella segnalazione risultino sin dalla presa in carico sufficienti e fondati, procede ad avviare l’indagine.
Il Gestore dispone le verifiche necessarie (richiesta di approfondimenti, audizione di persone informate sui fatti, esame documentale), sempre nel rispetto del segreto e della riservatezza. L’istruttoria deve essere completata entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento (o dalla scadenza dei 7 giorni dalla ricezione). L’esito dell’istruttoria, contenente l’evidenza delle informazioni raccolte, i fatti accertati e le azioni intraprese, viene comunicato al/la segnalante e al Leadership Team (se non in conflitto).
A seguito dell’esito istruttorio, il Leadership Team definisce le azioni correttive o mitigative e commina le sanzioni disciplinari previste dalla normativa nei confronti dei responsabili degli illeciti, nonché nei confronti di chi abbia posto in essere ritorsioni.
Le sanzioni disciplinari, a seconda del contesto a cui fanno riferimento e dell’illecito commesso, sono regolate dallo Statuto dei Lavoratori (Legge 20 maggio 1970, n. 300) e dal Contratto Collettivo Nazionale Lavoro (Agenzie di Viaggi e Turismo – Confcommercio/Fiavet).
Ogni sanzione disciplinare deve essere sempre proporzionale alla gravità del comportamento
illecito commesso.
In riferimento alla normativa vigente, le sanzioni si distinguono, dalla più tenue alla più grave, in:
Il Leadership Team, prima di applicare una sanzione, dovrà rispettare la successione delle varie fasi della procedura stabilite dalla legge di riferimento applicabile in base all’illecito commesso.
Deve in ogni caso:
Si ribadisce espressamente che tutti gli esiti della procedura, i verbali, le risultanze delle indagini e i provvedimenti adottati sono strettamente riservati e non divulgabili a soggetti non autorizzati. Il divieto di divulgazione permane anche dopo la chiusura del caso.
A conclusione della procedura, il Gestore chiude il report e dà formale comunicazione al/la segnalante delle azioni correttive/mitigative intraprese e delle eventuali sanzioni irrogate. Gli esiti dettagliati rimangono riservati e non divulgabili.
Fatti salvi eventuali profili di responsabilità penale o civile, il rispetto degli obblighi di riservatezza legati all’identità del/la segnalante, dei soggetti menzionati e degli esiti dell’istruttoria costituisce un dovere primario per chiunque acceda o gestisca le segnalazioni. Qualsiasi violazione della riservatezza, diffusione non autorizzata di dati o accesso abusivo alle informazioni di whistleblowing da parte del Gestore, di membri del Leadership Team o di qualunque altro dipendente/collaboratore autorizzato/a, costituisce un illecito disciplinare gravissimo e comporterà l’applicazione immediata delle sanzioni disciplinari più severe previste dalla normativa vigente, fino al licenziamento per giusta causa.
Tutta la documentazione relativa alle segnalazioni sarà conservata per il tempo strettamente necessario alla gestione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, in conformità alla normativa vigente e agli obblighi di riservatezza.
Le segnalazioni e tutta la relativa documentazione saranno conservate in archivi sicuri (digitali o fisici) ad accesso riservato per il tempo strettamente necessario alla gestione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura, in piena conformità alla normativa vigente sulla protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679). I dati personali manifestamente non utili al trattamento di una specifica segnalazione non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, verranno cancellati immediatamente.
Il presente Regolamento entra in vigore in data 28 novembre 2024 ed è pubblicato sul sito internet aziendale www.novity.it e reso disponibile a tutti i soggetti interessati.
Prima Emissione: 28 novembre 2024
Prima Revisione 8 luglio 2026
Seconda Revisione 29 luglio 2026
Redatto da HR Specialist
Documento approvato da Leadership Team