La segreteria organizzativa nell’era della digital revolution

Organizzare un evento significa gestire una serie di attività, di flussi e di processi che coinvolgono persone e strumenti con competenze specifiche spesso differenti tra loro. Esistono tuttavia alcuni aspetti meno visibili e considerati poco rilevanti nell’economia di un evento, soprattutto agli occhi dei non addetti ai lavori, ad esempio le attività di segreteria. Molto spesso invece sono questi elementi a determinare la buona riuscita di un meeting.

I meccanismi alla base delle dinamiche della segreteria e delle relazioni che intercorrono tra promotore, organizzatore e ospite devono essere perfetti come le componenti interne di un orologio, poiché ogni minima incertezza può ripercuotersi sull’intero sistema e far emergere una problematica.

Per ottimizzare e affinare ulteriormente queste operazioni, tradizionalmente gestite da figure specializzate, negli ultimi anni sono stati sviluppati sistemi, piattaforme e software specifici. Assistiamo ormai costantemente all’implementazione di nuove funzionalità e allo sviluppo di sistemi integrati. I vantaggi derivanti da questa evoluzione digitale non si limitano tuttavia alla riduzione di eventuali errori o inesattezze, ma si estendono a tutto il processo organizzativo, valorizzando l’esperienza dell’ospite sin dalle fasi preliminari e qualificando il valore di tutto l’evento.

Semplificazione delle attività di segreteria e dei flussi, incremento della sicurezza e della tutela dei dati personali, ottimizzazione delle tempistiche di interazione con l’ospite, riduzione del rischio di comunicazioni errate o non chiare sono solo alcuni dei vantaggi tangibili derivanti dall’introduzione di sistemi digitali.

Questi strumenti sono utili supporti, ma, nonostante gli aspetti positivi, non possono al momento sostituire le professionalità specializzate che si occupano della gestione della segreteria: flessibilità, disponibilità e cortesia sono caratteristiche essenziali ad appannaggio solo di una persona.