Come misurare il successo di un evento?

Non rappresenta più una novità il fatto di poter esprimere, anche in tempo reale, le proprie valutazioni in merito ad attività, fatti ed esperienze. Social network, app, programmi televisivi hanno ormai abituato il pubblico a essere giudice di ogni esperienza reale o virtuale e a condividere i propri giudizi senza limiti o vincoli particolari.

Eventi, iniziative e campagne non rappresentano certo un’eccezione a questo trend, ed è quindi doveroso nella definizione di un progetto, prevedere il monitoraggio e la misurazione di tutti quegli elementi di valutazione che determinano alla fine il risultato stesso di un’attività.

È opportuno stabilire, sin dall’avvio, quali siano i fattori che possono determinare il successo e gli indicatori della prestazione (KPI) di un progetto. Questi elementi strategici sono legati in maniera molto stretta agli obiettivi e devono essere quantificabili e misurabili, in modo da essere utilizzati anche per analisi e confronti. Avere a disposizione i dati di partecipazione e le valutazioni degli ospiti di un evento che si ripete negli anni, consente di poter analizzarne l’andamento, fare confronti, focalizzare l’attenzione sugli aspetti eventualmente da migliorare di anno in anno.

Definire i KPI di un evento

La definizione dei KPI varia sulla base di diversi fattori e della natura stessa dell’attività e quindi i parametri di valutazione di una convention saranno diversi rispetto a quelli di un evento di piazza. È tuttavia possibile identificare alcune macrocategorie di indicatori a cui fare riferimento:

• Quantitativi: costi/ricavi, redemption e numerica partecipanti, visite sito evento, insight social
• Qualitativi: valutazione di gradimento dei partecipanti, commenti sui social, opinioni espresse in interviste post-evento
• Temporali: rispetto scadenze, tempistiche di organizzazione, ore lavoro

Una volta stabiliti gli indicatori alla base della valutazione del risultato, è necessario individuare i sistemi migliori per raccogliere i dati e le modalità per razionalizzarli in modo sistematico. Mentre per i parametri quantitativi l’evidenza numerica fornisce di per sé informazioni significative, l’analisi dettagliata delle opinioni, delle impressioni e dei giudizi dei partecipanti richiede invece la definizione di uno strumento analitico, per raccogliere ed esprimere i risultati in modo oggettivo e concreto: spesso, ad esempio, si utilizzano sondaggi di valutazione/gradimento. In generale qualsiasi soluzione venga individuata, è necessario rispettare determinate caratteristiche in termini di lunghezza, leggibilità, tipologia di risposte, affinché il dato sia realmente significativo e fornisca informazioni di valore.

Se cerchiamo un riscontro analitico e approfondito e non un semplice “like”, dobbiamo considerare anche la necessità di offrire al partecipante una soluzione semplice e veloce per fornire le proprie valutazioni. Le percentuali di redemption dei questionari di gradimento sono infatti spesso molto basse, a causa delle modalità di compilazione che richiedono un impegno rilevante in termini soprattutto di tempo. Un questionario deve quindi avere una struttura semplice, essere facile da compilare e possibilmente essere condiviso tramite una piattaforma online responsive.